Onboarding: il primo passo verso un coinvolgimento duraturo dei dipendenti

Ogni responsabile del personale conosce il problema: è difficile trovare validi dipendenti qualificati che siano compatibili con la cultura aziendale. Noi lo sappiamo bene e desideriamo quindi sostenervi in questo processo: il consulente per il personale ilteam fa sì che possiate assumere i candidati perfetti.

Tuttavia, questo è solo il primo passo. I dipendenti che lasciano un’azienda già dopo poche settimane o mesi costano moltissimi soldi e tempo, ossia delle risorse che per tutti noi sono limitate. A lungo termine è perciò necessario assicurarsi che i dipendenti validi rimangano nell’azienda, che sia fino alla fine dell’impiego temporaneo o per molti anni in caso di assunzione a tempo indeterminato. Vi mostreremo come fare il primo passo verso un coinvolgimento e una fidelizzazione duraturi dei dipendenti attraverso un processo di onboarding efficace.  

Poiché la prima impressione è davvero essenziale, bisogna prestare attenzione ad alcuni dettagli:

Prima dell’inizio

Comunicazione

Fate attenzione che la comunicazione sia scorrevole. Bisognerebbe rispondere alle domande velocemente e condurre il processo di assunzione nel modo più rapido possibile. La regola consiste nel dare un feedback o una risposta negativi nel più breve tempo possibile. Anche se non potete assumere la persona per la posizione, potrebbe essere che questa conosca il candidato perfetto. Inoltre, assicuratevi che il neoassunto sappia quando e dove essere presente al suo primo giorno di lavoro e a chi poter fare riferimento.

Organizzazione

Quanti più aspetti organizzativi riuscite a sbrigare in anticipo, meglio è. Se il primo giorno di lavoro il neoassunto avrà bisogno di determinati documenti (coordinate bancarie, numero AVS, patente di guida), è opportuno avvisarlo in anticipo.

Offrire ancora di più: il pacchetto di benvenuto

Volete essere un passo avanti rispetto all’azienda media? In questo caso l’ideale è il pacchetto di benvenuto. Può trattarsi di una semplice cartelletta contenente informazioni sull’azienda oppure di piccoli omaggi per il nuovo collega. L’obiettivo è quello di trasmettere al dipendente una sensazione positiva nei confronti della sua nuova azienda ancora prima che inizi a lavorare. Inoltre, assicuratevi che il neoassunto sappia quando e dove essere presente al suo primo giorno di lavoro e a chi poter fare riferimento. Quanti più aspetti organizzativi riuscite a sbrigare in anticipo, meglio è. Se il primo giorno di lavoro il neoassunto avrà bisogno di determinati documenti (coordinate bancarie, numero AVS, patente di guida), è opportuno avvisarlo in anticipo.

Offrire ancora di più: il pacchetto di benvenuto
Volete essere un passo avanti rispetto all’azienda media? In questo caso l’ideale è il pacchetto di benvenuto. Può trattarsi di una semplice cartelletta contenente informazioni sull’azienda oppure di piccoli omaggi per il nuovo collega. L’obiettivo è quello di trasmettere al dipendente una sensazione positiva nei confronti della sua nuova azienda ancora prima che inizi a lavorare.

Il giorno dell’inizio

Organizzazione
Incredibile ma vero: ancora oggi molti dipendenti non riescono a essere produttivi durante i primi giorni di lavoro perché non hanno a disposizione il computer o il telefono. Ciò crea senz’altro frustrazione, in quanto il nuovo assunto non si sente valorizzato e al contempo non può eseguire quanto gli viene affidato. Prestate perciò molta attenzione che la postazione di lavoro sia adeguatamente allestita, che si tratti di mettere a disposizione un computer funzionante, un badge per l’accesso nei laboratori principali oppure i dispositivi di sicurezza adeguati. Noi di ilteam abbiamo predisposto per voi una checklist che garantisce al neoassunto di cominciare a lavorare con successo, fin dal primo giorno di lavoro. Viene così assicurato, per esempio, che il nuovo collega riceva tutte le chiavi, che l’infrastruttura IT sia funzionante e che il nostro responsabile della formazione sia presente sul posto.

Integrazione nel team
Una funzione interessante e un compenso adeguato sono solo alcune delle componenti di un lavoro piacevole. Per la maggior parte dei lavoratori sono ugualmente (se non addirittura più) importanti i colleghi di lavoro. Presentate il nuovo assunto ai colleghi, fate attenzione che non debba trascorrere da solo le sue prime pause e portatelo con voi agli eventuali incontri o pranzi tra colleghi. 

Offrire ancora di più: il benvenuto
Un piccolo segno di benvenuto sulla postazione del neoassunto non è molto dispendioso e fa sempre piacere. Può trattarsi di piccoli omaggi caratteristici dell’azienda, di un classico mazzo di fiori, di cioccolatini oppure di un biglietto firmato dal team. 

Offrire ancora di più: la cartelletta dell’organizzazione

Nel caso di aziende medie e grandi può essere opportuno fornire al neoassunto una cartelletta dell’organizzazione, che può contenere le policy aziendali, le regole più importanti o le principali persone di riferimento. Da dasteam, per esempio, ogni neoassunto riceve una guida del lavoratore, in cui trova sia concrete indicazioni pratiche per la sua attività giornaliera, che delle risposte alle più importanti questioni organizzative.

Durante i primi mesi

Inserimento
Anche se in un primo momento richiede tempo, prendetevi abbastanza tempo per l’inserimento del nuovo dipendente. Per ogni minuto che investite ora ve ne saranno restituiti due in futuro. Assicuratevi che il neoassunto conosca i suoi compiti e obiettivi, e sappia a chi rivolgersi in caso di problemi o questioni.

Feedback
Fate attenzione a fornire un continuo feedback professionale, correggete la rotta per tempo e cercate sempre il dialogo. Non c’è niente di peggio per un dipendente che lavorare con impegno, ma senza sapere se la direzione sia quella giusta. A seconda della posizione può trattarsi di 10 minuti al giorno, di un colloquio settimanale o di alcune riunioni più lunghe durante i primi tre mesi.  

Spirito di squadra
Nei primi mesi dovreste continuare a integrare attivamente il nuovo dipendente nel team. Portatelo con voi a pranzo, coinvolgetelo nelle conversazioni e assicuratevi che l’atmosfera sia piacevole. Più grande è l’azienda, maggiore è l’attenzione che deve essere dedicata a sostenere attivamente la coesione del team, la quale spesso in ambienti più piccoli si crea da sé. Da ilteam diamo molta attenzione alla collaborazione tra le diverse filiali. Dato che il lavoro di squadra è più efficace quando si conoscono personalmente gli altri membri del team, organizziamo più volte all’anno degli eventi dedicati ai dipendenti, nei quali vengono coinvolti in modo attivo anche i nuovi assunti.

Offrire ancora di più: il “sistema del padrino”
In molte aziende il “sistema del padrino” funziona in maniera davvero efficace. Si tratta di affiancare al neoassunto un collega esperto, il quale può essere contattato anche quando il capo non è presente. Inoltre, il nuovo assunto trae beneficio dall’esperienza del collega.